Как понять, что компании нужна процессная аналитика?

Изображение создано нейросетью на shutterstock.com

Как автоматизировать аудит процессов, регулярно выявлять узкие места и быстрее достигать целей бизнеса? Разбирался IT-World.

С масштабированием бизнеса растет количество и сложность внутренних процессов: от рутинных задач до стратегических решений. Руководители компаний должны оптимизировать их, чтобы повышать прибыль. Для этого существует процессный анализ. Он помогает понять, какие задачи выполняются, а где есть просадка.

На первых этапах аудит процессов можно проводить вручную: собирать обратную связь от сотрудников или базу данных для отчета, проверять регламенты. В дальнейшем это становится сложнее из-за большого объема данных. Тогда пора внедрять процессную аналитику — технологию, которая показывает процессы в компании такими, какие они есть.

В этой статье команда VK Process Mining расскажет, как автоматизировать аудит процессов, регулярно выявлять узкие места и быстрее достигать целей бизнеса.

Процессная аналитика: как цифровой двойник процессов помогает бизнесу

Процессная аналитика — технология, которая создает цифровой двойник бизнес-процессов на основе данных из корпоративных систем. Чтобы использовать ее, у компании должна быть база данных.

Для высокой точности аналитики нужны такие характеристики: 

ID — уникальный идентификатор процесса. Допустим, в закупках это номер счета.

Активность — все действия, которые происходят с процессом. Для закупок это будет создание, согласование, оплата счетов.

Временная метка — дата и время каждого события. Например, когда выставили счет и когда его оплатили.

На основе этой информации аналитики смогут автоматически проводить полноценные аудиты процессов: увидеть, как работают сотрудники, как много повторяющихся рутинных событий и где не соблюдаются регламенты.

Мультипроцессность помогает компании проанализировать разные этапы работы с закупками и проверить качество работы специалистов

Каким компаниям нужна процессная аналитика: критерии и области применения

Чтобы понять, нужна ли автоматизация аналитики, проверьте, соблюдаются ли в компании такие критерии:

1. Массовые многоуровневые процессы с участием множества стейкхолдеров. К примеру, если у компании линейный процесс продаж и до 200 заказов в месяц, автоматизировать аналитику не нужно. Когда заказов больше, проще и эффективнее внедрить ИТ-решение.
2. Регламенты, с которыми нужно сверяться. Допустим, у компании есть описанный процесс фиксации товара на складе и его отгрузки. Чтобы проверить, есть ли отклонения от регламентов, можно подключить автоматизацию аналитики процессов. Но если выстроенного регламента нет, технология поможет его сформировать на основе данных из текущего прохождения процесса.
3. Оцифрованный документооборот. Например, сотрудники контактируют с клиентами через разные каналы связи, их действия нигде не фиксируются. В таком случае системе будет сложно выделить нужную информацию. А если у компании есть база данных, в которую загружаются все сведения по заказам, процессная аналитика будет полезна.
4. Процессы в реальном времени. Действия сотрудников должны фиксироваться в тот же момент времени, когда совершаются. Тогда процессная аналитика будет опираться на факты. Если же событие отложено во времени, могут появиться неточности анализа в части контроля сроков исполнения регламента.

Процессная аналитика может применяться для разных областей бизнеса на основе изложенных выше критериев:

В закупках — для оценки эффективности работы с поставщиками, анализа цепочек поставок и динамики изменения цен.

В управлении кадрами — для анализа загрузки и эффективности работы сотрудников, найма и увольнения.

В продажах — для выявления задержек при отгрузке товара, оценки скорости и качестве обслуживания клиентов.

В финансах — для управления задолженностями и документооборотом.

В логистике — для упрощения управления запасами, выявления неэффективных складских операций, объемов утилизации запасов.

В ремонте оборудования — для анализа причин простоев, закупки материалов, оценки расходов на обслуживание оборудования.

Это лишь несколько примеров сфер для внедрения автоматизации процессной аналитики. Финальное решение зависит в первую очередь от существующих процессов в компании.

Как работает процессная аналитика: VK Process Mining

Чтобы сэкономить ресурсы бизнеса, VK Tech создали инструмент VK Process Mining. Это уже готовый сервис процессной аналитики, который можно установить из облака и начать пользоваться за 5–10 минут. Он помогает:

управлять массовыми процессами, видеть, как они влияют друг на друга;

снижать трудозатраты на аудит и анализ вручную;

систематизировать отклонения и получать точную статистику процессов.

Работа VK Process Mining основана на методологии Process Mining Project Methodology. Она состоит из шести этапов:

1. Планирование — для выбора конкретного процесса анализа или нескольких процессов.
2. Извлечение данных из источников процессов.
3. Обработка данных — создается журнала событий и сбора информации из разных источников.
4. Моделирование и анализ — создается готовая модель процесса.
5. Оценка результатов — аналитики интерпретируют модели, обогащают результат и формируют новые вопросы для исследования. 
6. Мониторинг и оптимизация — компания вносит коррективы в процессы и отслеживает дальнейшие изменения.

Цифровая модель подготавливается в сервисе за несколько минут и помогает анализировать и мониторить процессы в несколько раз быстрее, чем вручную.

Начало работы с VK Process Mining SaaS: готовый инструмент за 10 минут по подписке

Облачная версия VK Process Mining SaaS устанавливается за несколько минут из VK Cloud. Пользователи могут выбрать один из вариантов подписки — от минимального пакета для анализа до 5 Гбайт данных до расширенного с неограниченными возможностями. 

VK Process Mining SaaS показывает модель процессов. Их можно разбивать на отдельные модели или создавать эталонную и сравнивать с имеющимися 

Компания может отменить подписку в любой момент. Например, сервис можно подключить разово, чтобы протестировать, или несколько раз в год для проведения аудита бизнес-процессов. Читайте также

Графен против законов физики: как новый материал спасает закон Мура Полупроводниковая отрасль вплотную подошла к своим физическим пределам: уменьшение размеров транзисторов становится всё сложнее. Но графен, материал с уникальными свойствами, обещает продлить действие закона Мура и задать новый вектор развития.

После оплаты подписки создается цифровая модель процессов компании. Пошагово процесс выглядит так.

1. Загрузка файлов с данными о процессах в сервис. Система использует SCV или XLSX-файлы. В документе должны быть три базовых характеристики процесса: ID документа, все шаги процесса и время по ним. Кроме них можно загружать дополнительные атрибуты, например, исполнителя или стоимость шага.
2. Формирование модели реальных процессов. Можно создать несколько таких моделей под разными названиями и сравнить их между собой.
3. Получение отчета с анализом по выбранной характеристике. Сервис дает аналитику по времени, стоимости и другим показателям. Это выглядит как схема из сценариев, которые можно изменять и экспериментировать с последовательностями.
4. Формирование эталонной модели процессов. Можно выстроить эталонную форму и сравнить её с реальной.

В сервисе предусмотрен выбор различных фильтров процессов: по статусам задач, времени, стоимости и другим. В зависимости от выбранного параметра система отображает изменения. Например, если аналитик смотрит эффективность по статусам выполнения задач на производстве, VK Process Mining покажет, какие сценарии соответствуют регламенту, а где есть отклонения.

У облачного сервиса VK Process Mining SaaS высокая производительность и скорость обработки информации. При выборе расширенной подписки можно загружать любые объемы данных и анализировать их.

Так выглядит отчет по процессам в VK Process Mining

Кроме облачной версии, VK Tech разработали вариант настройки сервиса в контуре компании. Он развертывается на собственных серверах и не зависит от облака.

Версия On-premise подойдет крупным компаниям с высокими требованиями к безопасности данных: банкам и финтех-организациям, промышленности или крупным ретейл-сетям. Такой вариант дороже и требует больше времени для внедрения.

Облачная версия VS On-premise: как выбрать

Процессная аналитика помогает компании снять нагрузку с команды аналитиков и быстрее переходить к изменениям процессов. В таблице ниже показаны преимущества каждого варианта сервиса VK Process Mining — по подписке или в контуре компании.

 

	Облачный сервис VK Process Mining SaaS	On-premise-сервис VK Process Mining
Перенос всех процессов в цифровой вид	+	+
Установка за 10 минут	+	–
Отдельный штат для внедрения и поддержки	–	+
Экономия бюджета по подписке	+	–
Результаты аудита за 1 рабочий день	+	+

 

Реклама ООО "ВК Цифровые технологии" erid: LjN8KTABc

Источник